DanskEnglish

Trivsel i små doser

BusinessByHeart udsender ca. 10 årlige nyhedsmails. Læs mere her.

English Newsletter

Bi-monthly inspiration, heart-warmers and news - Click here

Mødeleder – tydelig og troværdig

Danser du fra mødet?


?Det var et dejligt og effektivt møde, mange tak!?BusinessByHeart

Siger du somme tider sådan til en mødeleder? Eller hører du det, når du har siddet for bordenden?

Hvis det ikke sker så tit,  er du ikke alene om at mistrives med møder. En rundspørge blandt ledere og funktionærer* fra Teglkamp & Co har vist, at fire ud af ti ikke trives med mængden, længden og indholdet af de møder, de deltager i.

Fang glædesrøverne på forhånd

Blandt resultaterne var:

  • Kun 43 % oplever at der oftest  udøves god mødeledelse
  • 34 % mente at dagsordenen ikke følges
  • 40 % udtrykker, at møderne ikke afsluttes inden for den fastsatte tid – og
  • 38 % angav, at de ikke gik fra møderne med en positiv oplevelse

Mere end en tredjedel går fra møderne uden en positiv oplevelse! Det er virkelig tragisk.
Andre glædesrøvere, som jeg støder på, når jeg hyres ind for at løfte en tilsandet mødekultur:

  • Der er deltagere, der snakker alt for meget
  • Det er uklart, hvem der skal gøre hvad, og der bliver ikke fulgt op på aftaler
  • Det er de samme mennesker, der træffer beslutningerne uden at lytte til de andre
  • De samme emner bliver bragt op igen og igen

Ineffektive møder, der frustrerer deltagerne, er virkelig en skam. Al den skønne tid, der kunne bruges bedre. Al det engagement, der visner.

Fem fif, der motiverer

De klassiske tips til god mødeledelse omfatter tydelige indkaldelser, gennemarbejdet dagsorden, overholdelse af tiden og skrivning af et relevant referat. Alt sammen nødvendige elementer, der giver tryghed og fører deltagerne sikkert igennem mødet.

Men hvis DU tillige vil bibringe deltagerne gejst og glæde, så skal også selve håndværket ? gennemførelsen af mødet – have opmærksomhed.
Som mødeleder kan du nemlig gøre en stor forskel og hjælpe dine kolleger og medarbejdere til at gå inspirerede og motiverede fra mødet. Det drejer sig om nogle enkle greb:

  1. Opsummer.

Gentag hovedbudskabet hver gang en taler har afsluttet sit indlæg. Læg vægt på at nævne talerens hensigt som du forstår den. Fx: ?Så af hensyn til gennemsigtigheden over for kunderne foreslår du, at vi ændrer teksten på pakkerne. Er det korrekt forstået??

Det har uvurderlig betydning for taleren at vide, at hun/ han er blevet hørt, og det bidrager til at alle forstår, når du nævner hensigten som du forstår den. Tager du fejl, skal taleren nok korrigere.

  1. Spor diskussionen.

Vær opmærksom på, om der bliver bragt nye tråde ind i diskussionen. Hvis det sker, så nævn og parker de nye tråde og saml dem op, når hovedtråden er afsluttet. Fx: ?Dit forslag om at vi laver en kampagne til efteråret gemmer vi lige, til vi er færdige med at tale om sommerprogrammet. Ok??

Det giver ro om bordet, når en deltager ikke får lov at afspore samtalen, og det styrker tilliden til dig som mødeleder.

  1. Bed om respons

Når små og store afgørelser skal træffes, så bed tydeligt om tilkendegivelser fra alle, og vurder hvor høj en tærskel, du vil sætte. Du kan fx spørge: ?Er der nogen, der vil have alvorlige betænkeligheder?? Eller ?Er der nogen af jer, der har blot den mindste smule uro ved at sige ja??

Førstnævnte giver en hurtigere beslutningsproces, men kan tære på tilliden i gruppen. Sidstnævnte øger tidsforbruget til beslutningen, men styrker samtidig inklusion og medejerskab. Vurdér, hvornår høj og lav tærskel er relevant.

  1. Tag indvendinger alvorligt.

Indvendinger rummer udviklingsmuligheder og er alt for kostbare til at overhøre. Undersøg hensigten med talerens indvending og søg at inkludere den. Det giver bedre beslutninger og ro på bagsmækken. Fx: ‘Er du bekymret for, om vi får invitationerne ud i tide, siden du er imod at Claus skal lave layout? Kan du foreslå en anden?’

Når den enkelte bliver hørt og indsigelser bliver taget alvorligt, bliver de sjældnere og mindre insisterende; det skaber korpsånd.

  1. Insister på klarhed.

Vær konkret og specifik, når der indgås aftaler. Fx: ?Lise, ville du tage kontakt med beboerforeningen? Hvornår vil du gøre det? Og hvordan vil du lade os kende udfaldet??

Med tydelige beslutninger fremmes tilliden til at opgaverne bliver løst. Det avler ansvarlighed.

Fælles for disse fif er respekt for deltagerne og retning i mødet.
Når enhver mødedeltager bliver behandlet med respekt, spreder det sig i teamet, og medlemmerne vil  begynde at lytte nysgerrigt til hinanden.
Hvis der før var en brok- eller afvisningskultur, vil den afløses af tillid til at divergerende synspunkter er til alles bedste.

Få deltagerne til at danse

Det kræver en dedikeret indsats at blive stærkere i mødeledelse. Jeg ved du har det i dig ? for jeg har selv lært det fra scratch. Der er tale om simpel, direkte kommunikation og en passende portion mod og villighed til at gøre noget anderledes.
Så vil også du komme til at opleve spontane tilbagemeldinger som den, jeg fik af Henrik Hauggaard-Nielsen, der er forsker på DTU Risø:

“Pernille, du er blandt de få jeg har mødt, som er i stand til at facilitere faglige diskussionsprocesser således at de involverede føler sig hørt og samtidig flyttet et nyt sted hen. Det er en fantastisk egenskab. Du har en god systemforståelse og høj faglig kompetence.”

Så var dén dag reddet!

Giv dig selv et løft

Målet med mødeledelse er ikke at nå et antal informationer eller beslutninger igennem på fastsat tid. Det handler om at engagere mødedeltagerne, så de tager fat i opgaverne allerede på vej ud af mødelokalet – fordi de ikke kan lade være.

Du kan nemt blive endnu bedre i mødeledelse. Du kan bestille forløbet Mødeleder – Tydelig Og Troværdig. Jeg har ledt 100-vis af møder og deltaget i mange flere, og jeg ved, jeg kan hjælpe dig til at finde din stemme ved mødebordet, uanset hvem der ellers sidder der.

Det foregår således:
Så snart jeg har din bestilling på Mødeleder – Tydelig Og Troværdig, sender jeg dig nogle spørgsmål, som du besvarer inden vores første møde. I løbet af seks mødegange med 1-2 ugers interval kommer vi systematisk igennem følgende:

  • Mødeledelse lige fra indkaldelse til referat
  • Afdækning af dine styrker og udfordringer
  • Dine automatiske reaktioner, når du er trængt
  • Undersøgelse af nye greb, der passer til dig
  • Ny mødeledersoftware – helt ind i din DNA
  • Nye mål for tydelig og empatisk ledelse

Møderne foregår over Skype eller på mit kontor i Slagelse.
Ikke alene vil du blive mere tydelig og tillidsskabende i rollen som mødeleder, dine nye kompetencer vil uvægerligt skvulpe over og have positiv indflydelse på andre områder af dit arbejds- og privatliv.

Mødeleder – Tydelig Og Troværdig koster 5.000 kr. + moms.

Tilmeld dig her eller ring og bestil forløbet på 2543 2921

Ring også og hør om mulighederne for at få en times peptalk: Dans ud af mødelokalet ? fif til engagerende mødeledelse

 

 

* Læs hele den nævnte undersøgelse fra Teglkammp & Co her.

Comments are closed.

Bitnami