DanskEnglish

Trivsel i små doser

BusinessByHeart udsender ca. 10 årlige nyhedsmails. Læs mere her.

English Newsletter

Bi-monthly inspiration, heart-warmers and news - Click here

Effektive emails

Vi skriver og modtager emails i enorme mængder – hurtig og smart kommunikation, men også noget, der går utrolig meget tid med. Tit skaber emails tvivl snarere end klarhed – hvad var det egentlig, afsenderen ville? Hvorfor får jeg denne mail? eller endda afstand – ‘Hun forstår simpelthen ikke hvad det handler om’. Denne artikel handler om at skabe mere tydelighed i email-kommunikationen.

Tak eller please?

Grundlæggende har vores kommunikation ét af to formål: Enten siger vi ?tak?, eller også ?vil du være så venlig at ??. De fleste emails hører hjemme i sidste kategori, men det er langtfra altid tydeligt, hvad det egentlig er, afsenderen beder om. Herunder et eksempel i tre tempi.

Den uklare email

Ved du altid, hvad afsenderen egentlig vil dig? Når du fx. modtager en videresendt artikel, et link eller er sat Cc på en meddelelse til nogle andre. Eller du får en egentlig besked, såsom:

  • Det var ikke ret genialt, det I nåede frem til i går.Effektive emails

Du bliver ikke bedt om noget, så du fortsætter til næste mail. Men matcher det afsenderens forventning? Her er eksempler på hvordan afsenderen kan tænke om dig som resultat:

  • Jeg sendte hende […], men hun reagerede ikke – kalder hun det samarbejde?
  • Jeg skrev til ham at jeg ikke ville være med til det, de aftalte. Men det blev der bare ikke taget hensyn til!

Resultatet kan blive en sur eller bebrejdende email, som overrasker. Jamen ? hun bad mig da ikke om noget ? gjorde hun? Tilbage og læse den første mail igen. Diskutere det med en kollega, og med en anden kollega. Tygge lidt på det inden et reserveret svar retur. Alt dette er spild af tid og god energi og kan i værste fald generere bagtaleri eller konflikt.

Vær specifik og fortæl hvilken reaktion, du forventer

I emails er vi tilbøjelige til at være mindre formelle og mere talesprogs-agtige end når vi skriver breve. Samtidig har læseren ikke samme mulighed som i en samtale for straks at få præciseret uklarhederne. Derfor er det ekstra vigtigt, at du gør det helt tydeligt, hvad du forventer. Her er eksemplerne formuleret med tydelige anmodninger:

  • Jeg sender dig et link til en artikel, og jeg vil gerne høre om det dækker det, du er ude efter. Vil du lade mig det vide senest torsdag middag?
  • Jeg har hørt fra Lone at I aftalte, at der fremover skal være to personer på telefonbetjeningen om morgenen. Det er ikke en aftale, jeg vil være med i. Jeg vil bede om at få dette bragt op på vores næste teammøde.

Fortæl hvorfor du beder modtageren om det, du beder om

Ovenfor er beskederne blevet mere præcise, men det er stadig uklart, hvad afsenderen skal bruge svaret til. Det kommer nemt til at lyde kontrollerende eller kommanderende, når vi ikke kender intentionen. En anmodning er meget nemmere at forholde sig til, når vi ved hvorfor. Effektive emails ser sådan ud:

  • Jeg sender dig et link til en artikel, og jeg vil gerne høre om det dækker det, du er ude efter. Vil du lade mig det vide senest torsdag middag? Så jeg ved om jeg skal lede videre efter dokumentation inden mødet fredag.
  • Jeg har hørt fra Lone at I aftalte, at der fremover skal være to personer på telefonbetjeningen om morgenen. Det er ikke en aftale, jeg vil være med i. Jeg er virkelig hårdt spændt op med mine øvrige opgaver. Så skal jeg tage mere telefonvagt, har jeg brug for at blive aflastet. Jeg vil bede om at få dette bragt op på vores næste teammøde.

Opsummér når du svarer

Når vi svarer på en email, mindsker vi risikoen for misforståelser, hvis vi er enige med afsenderen om hvad det er, vi svarer på. Det er især vigtigt når emailen er uklar. Vi kan sikre forståelsen ved at opsummere den oprindelige email, dvs. trække hovedpunkterne op, sådan som vi tror at afsenderen gerne vil have os til at forstå meddelelsen. Svar på de første uklare emails kunne lyde således:

  • Du har sendt mig et link, er det fordi du vil fortælle mig, at der er andre, der har lavet det samme som os? Og du er i tvivl om vi skal gå videre med denne idé?
  • Du skriver at det, vi nåede frem til, ikke var ret genialt. Var det det med at vi skal skiftes til at rydde køkken af? Eller det med telefonvagterne? Eller at vi holder lukket når der er status? Og vil du bede om at vi omgør beslutningen?

Selv når beskeden er klar, kan det være en fordel at opsummere inden du svarer, så afsenderen er sikker på, at du har forstået hans/ hendes ærinde. Det kan lyde sådan her:

  • Jeg forstår at du er villig til at lede videre efter dokumentation, men gerne vil vide om det tilsendte dækker. Jeg får først tid til at se det igennem torsdag eftermiddag, er til møder og har private aftaler indtil da. Skal jeg i stedet bede Maria kikke på det? Eller er torsdag kl. 15 ok?
  • Jeg forstår at du er hårdt spændt for og ikke er villig til at tage flere telefonvagter med mindre du bliver aflastet. Jeg vil gerne være med til at vi finder en løsning. Har du mulighed for at kikke ind til mig i eftermiddag, så vi kan snakke videre om det?

Effektive emails når ind til kernen ? på en venlig og høflig måde

Teknik og en huskeliste kan afhjælpe mange misforståelser ? men det allervigtigste er at bruge al kommunikation – også emails – til at styrke sammenholdet. Så vi læser og skriver emails i forståelsen af den anden parts positive hensigter. Det opbygger den goodwill-konto, der er afgørende for smidige arbejdsgange, respekt og tolerance.

BusinessByHeart tilbyder en virksomhedsintern 4-timers workshop i effektive emails. Her øver vi os i at forstå den positive hensigt bag ethvert udsagn og omsætte det til tydelige og nærværende emails. Desuden kikker vi på hvornår email ikke er det rigtige format.

Workshoppen tilbydes på din virksomhed eller afholdes på Vækstfabrikken, Willemoesvej 2 C, Slagelse, næste gang tirsdag d. 3. september 2013 kl. 8.30-12.30 som del af arrangementet Trivsel og effektivitet i uge 36.

 

Leave a Reply

  

  

  

You can use these HTML tags

<a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>

Bitnami